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关于印发《档案管理现代化建设实施方案》(2014-20115)的通知
[ 字体:  发布时间:2013-12-12 15:51]

 

安庆广播电视大学文件

庆电大字[2013]54 


关于印发《安庆广播电视大学档案管理现代化建设

实施方案(2014-2015)的通知

 

各处室:

为推进档案管理现代化进程,全面提高我校档案管理现代化水平,促进档案工作更好地为教育教学和学校各项工作服务,根据市档案局和市教育局有关档案管理现代化工作要求,结合我校实际情况,特制订《安庆广播电视大学档案管理现代化建设实施方案(2014-2015)请认真组织实施。

特此通知

 

 

                                     安庆广播电视大学

                                     2013年12月12

   

附件:《安庆广播电视大学档案管理现代化建设实施方案

 

 

安庆广播电视大学档案管理现代化建设实施方案(2014-2015)

 

为推进档案管理现代化进程,全面提高我校档案管理现代化水平,促进档案工作更好地为教育教学和学校各项工作服务,根据市档案局和市教育局有关档案管理现代化工作要求,结合我校实际情况,特制订本方案。

  一、总体要求

按照档案工作管理现代化、检索科学化的要求,规范学校档案室实施《归档文件整理规则》,实行电子文件管理。按照市档案局和市教育局有关档案管理现代化工作要求,从2014年起,用2年左右的时间,建设档案网站,建设档案文件目录数据库和现行文件数据库,不断丰富数据库内容,逐步完成各项档案管理现代化建设工作,力争在2015年底实现档案文件目录和现行文件全文查阅功能。

二、目标

⑴网站建设方面,在校园网上开设档案网页,不断充实网页内容,加快信息更新速度,适时对网站进行改版。

⑵校综合档案室档案文件目录数据库建设方面,确保2013年档案数据条目的录入;2014年以后,确保当年档案数据条目当年录入;并逐步完成2013年以前档案数据条目的录入工作。

⑶现行文件数据库建设方面,确保2013年及以后年度电子文件档案室内全文查阅,逐步推进网上全文查阅。

⑷档案室档案现代化管理建设方面,推广市教育局统一配置的档案管理软件的应用,实施档案进档案室与档案电子文件目录进档案室相结合的新的进档案室要求,加强电子目录中心的建设。

  三、措施

⑴加强领导,明确分工

成立档案管理现代化工作领导小组,建立行政一把手负总责,分管校长亲自抓,办公室具体承办,其它处室分工合作,全校教职工广泛参与的全员负责制。领导小组组成人员如下:

  :校长

副组长:班子成员

  :各处室主要负责人、校综合档案室主任

⑵投入资金,配置设备

按照能用、够用、适用的原则,配置适当的档案管理设备。根据我校现有档案管理设备的现状,结合档案管理现代化工作需要,学校添置以下档案管理设备: 带刻录装置的电脑1台,大存贮量的移动硬盘1个,优盘2个,除湿器1台,能打印、扫描、复印A3纸的一体机1台,电动装订机1台。

鉴于学校北五楼综合档案室已达饱和状态,未来几年,学校档案收集、整理、录入和存贮工作将在现在的办公楼三楼档案室进行。根据综合档案室一库二室设置要求,学校将办公楼三楼档案室相邻的两间办公室,小间设为档案查阅室,大间设为档案整理工作室。在档案查阅室挂《安庆电大档案管理网络图》、《安庆电大档案分类示意图》和档案管理的相关制度、规定。学校将将办公楼三楼会议兼作为荣誉展示室,放置建校以来所获重要荣誉的奖旗、奖状、荣誉证书等。

⑶健全制度,规范管理

在参照《档案管理法规》、借鉴其他单位档案管理经验的基础上,结合学校实际,建立健全《电子公文的归档管理办法》、《档案著录规则》、《公务电子邮件归档与管理规则》等档案管理制度,进一步规范档案管理。

⑷健全档案管理网络,建立档案管理队伍

在办公室下设置综合档案室,明确一名办公室副主任兼综合档案室主任,对全校的档案管理现代化工作实行统一管理、监督与指导。

设专职档案管理员岗位1个,承办全校和本处室档案材料的收集、整理、立卷、交接、归档与利用工作。

各处室主要负责人分管本部门的档案工作,并指定一名兼职档案员,具体承办本部门档案的收集、整理、立卷、保管与移交工作。

⑸加强业务学习,提高管理水平

通过走出去和请进来的方式,学习、借鉴其他单位档案管理经验,选派专()职档案员参加由教育局和档案局组织开展的各种档案管理培训,请档案管理专家进校开展档案管理业务知识培训与指导。同时,专()职档案人员要坚持自学,熟悉和掌握档案知识,不断提高业务素质和管理水平。

⑹确定“档案月”,集中整档案

确定每年五月份为整理“档案月”,集中专() 职档案员开展上年度档案的收集、整理、立卷、档案数据条目的录入和移交工作。做到电子文件和纸质文件同步归档;同时,2-3名计算机操作能力强的职工,对现行文件进行全文数字化转换工作,确保现行文件的全文数据库的完整性。同时,做好数据库安全管理工作,随时进行备份,定期将数据库内容刻录成光盘。

⑺建设档案网站,定期充实内容

校网络管理中心负责在校园网上开设档案网页与改版工作。专职档案员负责定期充实网页内容,发布新的信息(各处室提供最新工作信息、动态)。

四、时间安排:

201312-20143:

1.成立档案管理现代化工作领导小组--发文。(责任人: 档案室主任)

2.建立健全《电子公文的归档管理办法》、《档案著录规则》、《公务电子邮件归档与管理规则》等档案管理制度。(责任人: 档案室主任)

3.与市教育局联系档案管理软件配置或购买事宜。(责任人: 档案室主任)

4. 在校园网上开设档案网页。(责任人:校网络中心)

20144:

1.召开档案工作领导小组会议,宣传发动,研究、布署档案管理现代化的相关工作,明确专职档案管理,各处室指定一名兼职档案员。

2.各处室开展2013年度档案材料的收集工作。[责任人: ()职档案员]

20145:

1.联系、组织专()职档案员到市区一所学校参观、学习档案管理经验。(责任人: 档案室主任)

2.在市档案局请一位档案管理专家进校开展档案管理业务知识培训。(责任人: 档案室主任)

3.() 职档案员开展2013年度档案的收集、整理、立卷、档案数据条目的录入和移交工作(电子文件和纸质文件同步归档)请档案管理专家现场指导。(责任人: 档案室主任)

4. 2-3名计算机操作能力强的职工,2013年度文件进行全文数字化转换、刻录光盘、备份。(责任人: 档案室主任)

20147-8:

1. 配置设备、在办公楼三楼档案查阅室挂《安庆电大档案管理网络图》、《安庆电大档案分类示意图》和档案管理的相关制度、规定。(责任人:后勤管理处、办公室)

2.完善档案网页。(责任人:校网络中心)

3.继续开展2013年度档案的收集、整理、立卷、档案数据条目录入、移交、上架和现行文件数字化转换、刻录光盘、备份工作(根据需要抽相关人员参加)(责任人: 档案室主任)

4.2-3名计算机操作能力强的职工,开展2005--2012年度档案数据条目录入,2005--2012年度文件数字化转换、刻录光盘、备份。(责任人: 档案室主任)

20149-12:

1.继续开展2013年度档案的整理、立卷、档案工作。(责任人: 档案室主任、职档案员)

2.2005--2013年度档案数据条目和文件上传学校档案网页。

20151-4:

各处室开展2014年度档案材料的收集工作。[责任人: ()职档案员]

20155:

1.() 职档案员开展2014年度档案的收集、整理、立卷、档案数据条目的录入和移交工作(电子文件和纸质文件同步归档)请档案管理专家现场指导。(责任人: 档案室主任)

1.2-3名计算机操作能力强的职工,2014年度文件进行全文数字化转换、刻录光盘、备份。(责任人: 档案室主任)

20157-8:

1.完善档案网页。(责任人:校网络中心)

2.继续开展2014年度档案的收集、整理、立卷、档案数据条目录入、移交、上架和现行文件数字化转换、刻录光盘、备份工作(根据需要抽相关人员参加)(责任人: 档案室主任)

4. 2-3名计算机操作能力强的职工,开展1964--2004年度档案数据条目录入工作。(责任人: 档案室主任)

5.2014年度档案数据条目和文件上传校档案网页。(责任人: 档案室主任)

6.1964--2004年度档案数据条目档案数据条目上传校档案网页。(责任人: 档案室主任)

20159-10:

档案管理现代化工作合格申报的各项准备工作。(责任人: 档案室主任)

201511:

向市档案局和市教育局提交档案管理现代化工作合格申报请示。(责任人: 档案室主任)

201512:

请市档案局和市教育局专家对我校档案管理现代化工作进行合格考核、评议、验收。(责任人: 档案室主任)

 

:安庆广播电视大学 2013年各处室档案归档范围

凡是反映本单位各项职能活动的各种门类、各种载体形式的各种文件材料都应归档。

-、办公室具体归档范围如下:

上级有关行政管理的综合性文件(材料),综合工作中形成的学校长远规划、学校工作计划、行事历、请示、报告、批复、总结、校长办公会议记录、纪要,情况汇报、统计、高等(中等)教育基层统计报表、校领导重要讲话、规章制度、决议、组织沿革、岗位职责、概况介绍、校史、校刊、校庆、大事记、年鉴等文件材料,聘书、任务书、改革方案, 办学协议,启用印章的文件及印模,车辆管理工作的有关文件(材料),群众来信来访文件(材料),合同、协议等。

上级党组织有关党的建设的文件(材料),党务工作中形成的计划、总结、报告,党委会、党委扩大会、党政联席会、支部书记会、党委中心组会议记录、纪要,党委发布的决定、办法、批复、通报、通知、改革方案,本校组织机构设置、变化的文件材料,党员干部任免(包括上级批准的,要附任免呈报表)、奖惩,党员名册、干部名册 、统计报表,党费收缴情况表,党组织关系转移介绍信和存根,吸收新党员、预备党员转正、延长预备期或取消资格、党员退党的文件材料 (含学生) , 业余党校对本校党员、干部(包括入党积极分子)轮训计划、名单、总结及党课课程表,民主评议党员情况,宣传、保密等文件材料。支部改选报告、审批材料,各支部委员名册、工作计划、总结、报告,支部建党工作材料,先进党组织、优秀党员名单及有关材料,理论学习的决定、通知、计划、总结。

上级机关有关人事工作的文件(材料),人事劳资工作中形成的干部、职工花名册、奖惩材料、人事统计报表,工龄、教龄计算材料,职称评定、聘任材料及上级批复,教职工录用、调入、转正定级、调资材料、名册,商调函件,校内机构设置、变化的文件材料,教职工工作调动行政介绍信和工资转移关系及存根,教职工离退休、离职、出国、死亡、抚恤材料,福利工作文件材料  , 复员、转业、退伍军人、军烈属名册、登记表(卡)及有关文件(材料)。

上级有关财务会计工作的文件(材料),财务工作中形成的规章制度、协议、 会计凭证、帐册、报表、预决算报告、分析、总结等资料。财务审计通知、决定、报告,各种政策性保险(养老、医疗、失业保险等)文件材料 、统计表。 

开展“师德建设巩固(提高)年”,“教育教学质量巩固(提高)年”,效能建设,精神文明建设,全民创业活动的工作规划、实施方案、总结、汇报材料,管理工作中形成的合同书、协议等文件材料,获奖证书、奖状、奖旗、重要照片、声像材料,上级、同级、下级来文。

二、开放教育处具体归档范围如下:

上级有关教务管理的综合性文件(材料),综合工作中形成的教务工作计划、总结、管理制度、会议记录、大事记、教务改革方案、规定、办法,招生工作中形成的请示、报告、批复,招生计划文件、招生广告、简章、简介、招生工作总结、新生录取花名册,考务工作中形成的考试制度、规定、工作安排、考纪考风情况,在学籍管理中形成的规定、在籍生花名册、总成绩册、学籍表(卡)、学籍变更、毕业生登记表、签领毕业证书名册及追踪调查材料,学生奖、惩文件材料,上级、同级、下级来文。

上级有关教学管理的综合性文件(材料),综合工作中形成的教学工作计划、总结、制度、会议记录、大事记、教学改革方案、学制、办学规划的规定、办法,各专业课程设置、课程安排、校历表、教学工作量的规定,教学制度、教学大纲、课程讲授提纲、典型教案、教学检查、评估和评定优质课、教学能手、优秀教学奖励等及在教学工作中所形成的教学活动安排,课程考题及答案,学术考察中形成的学术研究和学术交流材料、专题学术讲座材料,教研工作中形成的计划、总结、会议材料及科研项目与成果,重大科研成果的原稿、数据及评定、奖励材料,国内、外报刊上发表的学校论文、消息报导、评价等材料原件,电化教学实施方案、统计表、教学仪器设备图表资料、说明书、记录材料,教学实验室、微机室、语音室建设规划、管理制度、职责、教学仪器设备名册、综合统计材料,教学实习实施计划、总结、学生实习表彰材料,师资培训和业务考核、考查材料及外语考核、登记表、总结等材料。

三、职教处具体归档范围如下:

上级有关教学、学生管理的综合性文件(材料),综合工作中形成的工作计划、总结、管理制度、会议记录、大事记,各专业课程设置、课程安排、校历表、教学工作量的规定、教学制度、教学大纲、教学检查评估等教学工作中形成的文件材料,教务工作中形成的考试制度、规定、考务工作安排等材料,学生免学费、国家助学金工作中形成的相关材料,在学籍管理中形成的规定、在籍生花名册、总成绩册、学籍表(卡)、学生奖惩材料,毕业生登记表、签领毕业证书名册,毕业班分专业、分班照片、优秀毕业生等材料,学生公开发表的文章、著作、作品(证书)统计表,学生运动会、文艺活动等所形成的文字、照片材料,学生在籍花名册等。

招生工作中形成的请示、报告、批复、招生计划文件,广告、简章、招生工作总结、新生录取花名册,毕业生推荐就业工作中形成的推荐计划、方案、总结、推荐名册。

教学改革方案,在全日制班开展以学分制为主的弹性学制试点和工学结合、半工半读试点的方案、总结材料;

四、成教处具体归档范围如下:

上级有关教学、学生管理的综合性文件(材料),综合工作中形成的工作计划、总结、管理制度、会议记录、大事记,各专业课程设置、课程安排、校历表、教学工作量的规定、教学制度、教学大纲、教学检查评估等教学工作中形成的文件材料,教务工作中形成的考试制度、规定、考务工作安排等材料,在学籍管理中形成的规定、在籍生花名册、总成绩册、学籍表(卡)、学生奖惩材料,毕业生登记表、签领毕业证书名册,毕业班分专业、分班照片、优秀毕业生等材料,学生公开发表的文章、著作、作品(证书)统计表,学生运动会、文艺活动等所形成的文字、照片材料,学生在籍花名册等。

招生工作中形成的请示、报告、批复、招生计划文件,广告、简章、招生工作总结、新生录取花名册,毕业生推荐就业工作中形成的推荐计划、方案、总结、推荐名册。

五、培训处具体归档范围如下:

上级有关奥鹏、函授教育教学管理的综合性文件(材料),综合工作中形成的教学工作计划、总结、制度、会议记录、大事记、年检材料等。

奥鹏、函授招生工作中形成的请示、报告、批复,招生计划文件、招生广告、简章、招生工作总结、新生录取花名册,考务工作中形成的考试制度、规定、工作安排、考纪考风情况,在学籍管理中形成的规定、在籍生花名册、总成绩册、学籍表(卡)、学籍变更、毕业生登记表、签领毕业证书名册及追踪调查材料,学生奖、惩文件材料,全国网考生花名册、成绩册。上级、同级、下级来文。

上级有关培训工作的文件(材料),综合工作中形成的计划、报告、总结、规定、统计报表、规章制度、会议记录等材料,各个培训项目的报告、批复、计划、教学安排等材料,培训人员名册、各种等级考试等文件材料,教学设备档案中形成的文件材料,上级、同级、下级来文。

六、督学办具体归档范围如下:

上级有关教学管理的综合性文件(材料),综合管理工作中形成的工作计划、总结、制度、会议记录、大事记。

教学管理工作中所形成的教学工作量的规定,组织开展公开课教学、教学检查、教学评估、到县站巡教支教等活动的材料和教学质量问卷调查、分析、反馈材料;学年度教师教学质量考核材料;开展“师德建设巩固(提高)年”,“教育教学质量巩固(提高)年”等活动的工作规划、实施方案、总结、汇报材料;开展以学分制为主的弹性学制试点和工学结合、半工半读试点,“社区学习中心”建设试点和教学改革的方案、总结;典型教案和评定教学能手、教学标兵、优秀教育工作者等材料;学术考察活动中形成的学术研究和学术交流材料、专题学术讲座材料,教研工作中形成的计划、总结、会议材料及科研项目与成果,重大科研成果的原稿、数据及评定、奖励材料,国内、外报刊上发表的学校论文、消息报导、评价等材料原件。

图书馆、资料室藏书的工作计划、管理制度、职责、发展规化、藏书目录、统计表册材料,上级、同级、下级来文。

七、保卫处具体归档范围如下:

上级有关保卫工作的文件(材料),治安保卫、消防工作中形成的计划、总结、请示报告、文件、统计报表、规章制度、会议记录,治安联防工作中形成的协议、方案、责任书和组建“警校共建管理委员会”的文件材料,本校治安案件处理中形成的立案侦察、调查、处理意见、结论材料及上级的批示、批复、裁决书等文件材料,户籍管理工作中的统计资料、表册、文字材料,本校和本校师生员工诉讼案件材料及公、检、法有关本校和本校师生员工诉讼案件的判决书等材料 ,普法工作规划、实施方案、总结、汇报材料,上级机关对本校治安保卫工作进行检查、评估文件(材料)。 

八、后勤管理处具体归档范围如下:

上级有关后勤管理工作的文件(材料),后勤管理工作中形成的工作计划、决定、请示、报告、批复、重要通知、总结、协议、规章制度、会议记录,学校基建管理工作中形成的建设项目的各种审批文件、规划、设计图、任务书、施工图、竣工图、竣工资料、分析报告等文件材料,固定资产管理、调配使用、转移、维修等文件(材料)、协议,基建及维修工程的水、电管道分布图,预、决算材料,房改工作的文件(材料),食堂管理工作的文件(材料),水电管理文件(材料),固定资产清理登记表册,爱国卫生、绿化工作的文件(材料),房屋、店面出租协议书、合同书、公证书及有关文件(材料),教材管理、使用情况的有关文件(材料),本校自编、主编的教材、教辅材料、教材大纲、实验指导等书的定稿及印本材料。        

九、纪委、监察室具体归档范围如下:

上级有关高校纪检、监察工作的文件(材料),纪检工作中形成的工作计划、总结、会议记录、调查报告、处理意见、决定、请示、批复,纪检、监察工作规章制度,本校党员或教职工申诉信、复查、撤销处分材料,纪检、监察工作情况调查、统计年报及重要报表, 群众来信来访处理意见,上级、同级、下级来文。 

十、工会具体归档范围如下:

上级关于工会工作的文件(材料),工会综合性工作中形成的年度计划、重要通知、制度、章程、总结、统计报表、会议记录等文件材料,工会组织建设活动中形成的干部任免报告、批复、工会干部名册、发展会员申请书、登记表、会员名册等文件材料,工会民主管理工作中形成的教代会材料:含大会计划、通知、工作报告、议程、决议、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录()音带,提案、议案及办理情况材料,大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单,大会选举办法,选举结果和上级批复等,女工工作、计划生育工作、妇幼保健工作中形成的有价值的文件材料,教职工开展活动计划、方案、节目单及活动照片、声像带、工会积极分子等文件材料,上级、同级、下级来文。

十一、团委、学生会具体归档范围如下:

上级关于团委、学生会工作的文件(材料),  团委、学生会工作计划、决定、请示、报告、批复、总结、 会议记录、纪要、统计表、规章制度,表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料,团员处分、复查材料,批准入团、离团材料及名单,团干部、学生会干部名册,团员名册、团组织关系转移介绍信和存根,校团委、学生会组织参与的社团活动、社会实践及重大活动的有关文件(材料),团费收支、结存情况表及重要报表,团总支、学生会的有关文件(材料)

归档份数

一般的归档一份,重要的和使用频繁的要归档二份以上。

归档要求和手续

l、凡归档的文件材料必须完整、齐全、准确、系统。严格遵守“四不准”:档案材料不齐全的不立卷、装订不合要求或混有金属物的不准立卷、内容混杂的不放在一起立卷、与学校无关的材料不独立立卷。

2、凡归档的文件材料不允许出现圆珠笔、复写、铅笔、红、纯蓝墨水等不耐久文件材料出现。

3、凡归档的文件材料必须编制移交目录(一式三份)。交接双方认真按照移交目录进行清点,履行签字手续。

 

 

 



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