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安庆电大档案管理试行办法
[ 字体:  发布时间:2009-05-27 11:16]

                

                  安庆电大档案管理试行办法

                            
第一章

   
第一条 为了加强对档案的管理、收集和整理工作,有效地保护和利用档案,更好地为我校教育事业和社会服务,根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》, 结合我校实际,制定本办法。
   
第二条 本办法所称的档案,是指我校从事教学、科研、党政管理活动中直接形成的对本校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
   
第三条 档案工作实行集中统一管理的制度,维护档案的完整与安全,便于开发利用。

                       
第二章档案机构及其职责

   
第四条 校档案工作领导小组主管全校档案事业,其职责是:
   
(一)对全校的档案事业实行统筹规划,组织协调。
   
(二)审批经鉴定需销毁的档案。
   
第五条 校综合档案室在校办公室领导下,主管全校档案工作,对全校的档案工作实行统一管理,监督和指导,其职责是:
   
(一)宣传、贯彻党和国家关于档案工作的政策法规,制定本校档案工作规划和各项规章制度,并组织实施、指导、检查执行情况。
   
(二)负责全校各类档案的接收、整理、编目、鉴定、统计、保管工作,编辑档案参考资料,编制检索工具,开发档案信息资源,为我校教育事业和社会提供有效服务。
   
(三)负责培训本校兼职档案员,组织开展档案学术研究,参加校际档案工作协作和交流活动,完善档案工作网络,不断提高档案管理水平,逐步实现档案管理现代化。
   
第六条 各处室必须有一名负责人分管本部门的档案工作,并指定一名兼职档案员,具体承办本部门档案的收集、整理、立卷、保管和移交工作。
   
第七条 档案工作人员应当热爱档案事业,遵纪守法,保守秘密,具备档案专业知识和一定的科学文化知识。
   
第八条 专(兼)职档案工作人员属档案专业技术人员,按《档案专业人员职务试行条例》,实行专业技术职务聘任制。
   
第九条 建立档案工作检查、考核制度,明确岗位职责,对工作中做出显著成绩的给予奖励,对失职造成档案损失的,则按照《安徽省档案管理办法》第五章有关条款追究责任和处罚。
   
第十条 建立和完善文件(材料)形成部门立卷、归档制度。本校所属各处室、党委、工会、团委均为立卷单位。

                        
第三章 档案的收集和归档

   
第十一条 各立卷单位应遵照校综合档案室制定的三十大类档案工作实施细则,进行收集、整理、立卷、保管和定期向校综合档案室移交档案,不得以任何借口不交或将档案资料据为己有。
   
第十二条 各立卷单位应做到涉及本部门业务的教务、教学、科研、基建、设备、财务以及重要的党群、行政管理工作,都有完整、准确、系统的文件(材料)立卷、归档。
   
第十三条 各立卷单位应把本部门各项业务工作与档案工作纳入并同时布署、检查、总结、验收四同步管理,为档案工作创造条件,保障档案工作的开展。
   
第十四条 归档的文件(材料)必须对本校和社会具有参考价值和凭证作用,真实反映各项工作的全过程,并遵循其自然形成的规律,保持有机联系,归档的案卷应保证质量,确保组卷合理,以利于保管、查找和利用。
   
第十五条 文件(材料)的归档范围
   
(一)党群类(二)行政类
   
主要包括学校党委、行政、工会、团委等组织的各种会议文件、会议记录;各党政部门在各项业务工作和活动中形成的文件(材料);上级机关与本校关于党务管理、行政管理、组织人事管理的文件(材料)等。
   
(三)教务类
   
主要包括教务综合管理、招生、学籍管理、毕业生、学生工作等工作和活动中形成的文件(材料)。
   
(四)教学类
   
主要包括教学综合管理、师资、学科与实验室建设、课堂教学与教学实践、 学位、教材管理等工作和活动中形成的文件(材料)。
   
(五)基本建设类
   
主要包括基建管理以及基建项目的可行性研究、设计、工程管理、施工、竣工验收等工作中形成的文件(材料)等。
   
(六)仪器设备类
   
主要包括仪器设备管理,各种国产和国外引进的万元以上的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术商务文件(材料),以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的技术文件(材料)等。
   
(七)财会类
   
主要包括财务、基金管理工作中形成的文件(材料),以及会计报表、会计账薄、会计凭证、工资清册、会计移交清册、财会档案移交、保管、销毁清册等。
   
(八)声像载体
   
主要包括本校各项活动中形成的,或与校外单位合作形成的与本校有关的照片、录音带、录像带、光盘等资料。
   
第十六条 归档时间
    (
)、文书材料在第二年的一季度底向档案室移交归档。
    (
)、教学材料在教学年度结束后九月底前归档。
    (
)、会计核算材料在会计年度终了以后由财务室自行保管一年,期满后到档案室归档。
    (
)、基建文件材料在基建工程竣工验收、决算结束后13个月内归档。
    (
)、设备文件材料在设备验收时入档,设备维修、保养方面的文件材料在第二年的一季度底归档。
    (
)、声像材料在原材料用毕后的两周之内归档。
   
第十七条 归档份数
   
一般的归档一份,重要的和使用频繁的要归档二份以上。
   
第十八条 归档要求和手续
    (
) 、凡归档的文件材料必须完整、齐全、准确、系统。严格遵守四不准”:档案材料不齐全的不立卷、装订不合要求或混有金属物的不准立卷、内容混杂的不放在一起立卷、与学校无关的材料不独立立卷。
    (
)、凡归档的文件材料不允许出现圆珠笔、复写、铅笔、红、纯蓝墨水等不耐久文件材料出现。
    (
)、凡归档的文件材料必须编制移交目录 一式三份 )。交接双方认真按照移交目录进行清点,履行签字手续。


                           
第四章 档案的管理

   
第十九条 校综合档案室应按照《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》,对档案进行科学分类、编号和排列上架,档案资料的存放应有标志图和示意图。
   
第二十条 校综合档案室应做好档案的保护工作,确保档案的安全。档案库房应具有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮湿、防高温、防强光等措施,并不断改进档案保护技术,及时修补、修复破损的档案资料,延长档案的寿命。
   
第二十一条 校综合档案室应建立档案统计台账,随时掌握档案的收进、移出、整理、利用、销毁等各项情况数据。按规定向上级档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计表。
   
第二十二条 校综合档案室应定期组织熟悉有关专业的人员和档案专业技术人员对保管期己满的档案进行鉴定,造册报经 校档案工作领导小组审查、批准后,指定专人定点监销。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。
   
第二十三条 档案的计算机管理应纳入学校办公自动化系统,同步发展,以提高档案管理水平和服务效率。
   
第二十四条 校综合档案室和各部门档案工作所需的业务建设费用和档案装具等设备,应列入学校经费予算计划。


                     
第五章 档案的开发利用

   
第二十五条 校综合档案室应积极主动地开展档案利用工作,制定档案查阅、借阅办法,会同有关部门进行档案密级审查,及时调整密级,以利档案的利用和交流。
   
第二十六条 校综合档案室对保密档案的管理和利用,密级变更和解密.必须严格按照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法的规定办理。
   
第二十七条 校综合档案室应按照国家档案局一九九一年十二月颁布的《各级国家档案馆开放档案办法》,向全校和社会开放属于开放范围的档案。
   
第二十八条 校综合档案室所保管的,涉及党和国家秘密、涉及专利和技术秘密、个人隐私以及本校档案形成部门规定限制利用的档案,均属尚未开放档案范围。
   
第二十九条 校综合档案室所保管的档案主要供本校利用,对要求利用档案的校内外单位和个人应遵照《安庆电大档案查阅、借阅办法》、《安庆电大利用档案收费办法》的规定办理。
   
第三十条 校综合档案室应及时了解、掌握本校各项工作动态,为档案利用者提供档案参考资料。
   
第三十一条 校综合档案室的工作人员应热情、耐心地指导利用者使用各种检索工具,回答利用者提出的问题。


                           
第六章

   
第三十二条 党群、行政、教学、 财会四大类的档案工作实施细则,由校综合档案室负责制定,经校档案工作领导小组批准后施行。
   
第三十三条 本办法自发布之日起施行。

 

                                                                                           安庆市电大

                                                                                           000年十月

 



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